Studie: Haufe zum Wissen in Unternehmen

„51% der deutschen Unternehmen haben erheblichen Nachholbedarf beim erfolgreichen Umgang mit Wissen.“ Mit diesem Knaller beginnt die Haufe-Studie Produktiver Umgang mit Wissen in Unternehmen (März 2014) und macht dabei gleich ihre Botschaft klar: Unternehmenskommunikation muss verbessert, der Zugriff auf Wissen muss optimiert werden. Dass diese Erkenntnis mit einer unauffälligen Werbung für die Produkte des Auftraggebers verbunden wird, ist wenig verwunderlich. Die Relevanz der Kernfragen dieser Untersuchung schmälert das keinesfalls.

Die Unternehmensberatung Haufe hat gemeinsam mit dem Münchner Institut für Marktforschung, 300 Geschäftsführer und Mitarbeiter mit oder ohne Personalverantwortung aus verschiedenen Branchen befragt. Haufe wollte wissen: Wie kommuniziert man in deutschen Unternehmen, wie leicht oder schwer ist es für die Mitarbeiter, auf für die Arbeit relevantes Wissen zurückzugreifen, und welche Lücken gibt es in diesem System? Die Antwort: Einige. Ein großer Teil der Befragten verbringt zu viel Zeit damit, Wissen zu recherchieren, das eigentlich schon längst recherchiert ist. Es ist nur nicht für alle abrufbar – oder so tief im Intranet oder irgendwelchen Ordnern versteckt, dass man schneller ist, wenn man sich selbst hinsetzt und googelt.

Technik – die große Unbekannte

Der Umgang mit Technik scheint dabei das größte Problem zu sein: Wichtige Daten werden nach wie vor fast ausschließlich über E-Mail kommuniziert, obwohl Sicherheit auf diesem Weg nicht gewährleistet werden kann und obwohl es gerade für größere Datenmengen schnellere und effizientere Wege gibt. Diese aber sind kaum bekannt. Die größten Unbekannten scheinen dabei das Intranet und der zentrale Datenspeicher der Unternehmen zu sein. Sie erinnern ein wenig an mythische Wesen, vergleichbar einem Einhorn: Jeder hat schon einmal davon gehört, wirklich gesehen hat es noch keiner. Und so werden Daten im Alltag lieber per Telefon kommuniziert, bei wichtigen Änderungen in der Informationspolitik des Unternehmens verlassen sich erstaunlich viele auf Kollegen und Flurfunk – als hätte es die technische Revolution nie gegeben.

Nun ist es immer leicht, Hemmungen im Umgang mit Technik zu belächeln. Die konkreten Probleme, die im Rahmen der Studie herausgearbeitet wurden, sind aber kein bisschen lächerlich, sondern werden fast jedem aus eigener Erfahrung bekannt vorkommen: Es gibt zu wenige verbindliche Speichersysteme, die Datensätze variieren zwischen topaktuell und stark veraltet, sodass eine Recherche dort einer Lottoziehung gleichkommt. Und da zu viele ein eigenes System verfolgen, ist es schneller – und eben auch sympathischer und angenehmer – die Kollegen zu fragen. Der Nachteil allerdings ist, dass viel Arbeitszeit verloren geht, weil sich Mitarbeiter durch alte Rundmails wühlen oder verschiedene Ordner, ob virtuell oder aus Pappe und Papier, durchforsten auf der Suche nach der passenden Information. Die Hälfte der Befragten klagt über diesen Umstand.

Diskrepanz zwischen Theorie und Praxis

Zudem unterscheiden sich die Ansichten darüber, welche Abteilungen auf welches Wissen Zugriff haben sollen. Es sind sich zwar alle einig, dass eine Verbesserung des Wissenstransfers ganz erheblich mit dem Erfolg des Unternehmens und einer Steigerung der Produktivität zusammenhängt. Gut ein Drittel der Befragten ist dennoch der Überzeugung, dass nur bestimmte Abteilungen auf bestimmtes Wissen zurückgreifen können sollen. Die gute Nachricht ist, dass drei Viertel der Befragten denkt, dass der gesamte Standort befugten Zutritt zum kollektiv relevanten Wissen erhalten soll und ganze 86% versuchen, die unterschiedlichen Unternehmensstandorte im kollektiven Wissenszugriff zu verbinden. Schließlich sind die Mitarbeiter und deren Wissen die Stützpfeiler des Erfolgs. Das gab der Großteil der Befragten in der Umfrage an. Der Wille zu einem produktiven Umgang mit Wissen ist also ganz eindeutig da – es muss nur noch an einer besseren Umsetzung gearbeitet werden.

Wissen produktiv nutzen

Es ist nur logisch, dass fast alle Teilnehmer mit einem beherzten „Ja“ antworten, wenn sie gefragt werden, ob sie nicht Vorteile darin sehen, das für das Unternehmen relevante Wissen besser zu transportieren, zu verteilen und abzuspeichern. Schockierend ist allerdings, dass rund die Hälfte aller Befragten sich gar nicht sicher ist, was mit „produktivem Wissensaustausch“ überhaupt gemeint ist. Das Bedürfnis nach einem Teilen des Wissens ist da, aber die Hälfte der Befragten kann sich nicht vorstellen, wie Wissen überhaupt systematisch und produktiv genutzt werden kann. Nur eine geringe Zahl der Befragten konnte hier eigene Vorschläge machen. 15% wünschten sich Verbesserungen an den Prozessen und der Ablagestruktur für Wissen im Unternehmen, 12% sprachen sich dafür aus, Wissen zentral zugänglich zu machen. Bei den anderen, den stillen, müsste man ansetzen: Denn das Thema ist offensichtlich noch nicht breit genug in den Unternehmen diskutiert worden. Und da helfen nicht nur Tools und Schulungen einiger weniger Manager, hier muss eine offene Debatte stattfinden. Der Bedarf ist da – das untermauert die Studie mit klaren Fakten. Der mangelnde Zugang zu Wissen ist kein Luxusproblem, er kostet die Mitarbeiter jeden Tag aufs Neue Zeit und Energie.

Welcher Handlungsbedarf aus den Erkenntnissen der Haufe-Studie entsteht – das ist eine Entscheidung, die jedes Unternehmen für sich selbst treffen muss. Die Botschaft aber lässt sich leicht zusammenfassen: Wissen ist Macht. In Zeiten der Collaborativity gibt es die nur geteilt.

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